O responsável pelo animal manda uma mensagem pedindo "o prontuário completo" para levar a outro colega. A ficha está na pasta, mas o ultrassom foi entregue direto à família e o hemograma ficou só no e-mail do laboratório. O prazo para responder começa a contar a partir do pedido.
O que o prontuário precisa ter
A Resolução CFMV nº 1.321/2020 define o prontuário como documento escrito e datado, sem rasuras ou emendas, que relata em ordem cronológica os atendimentos, vacinações, exames e cirurgias (art. 2º, VIII). O art. 9º lista o que registrar em cada atendimento:
| Inciso | Campo |
|---|---|
| I | Data, horário e local do atendimento |
| II | Identificação do médico-veterinário atendente |
| III | Relatos e informações do responsável pelo animal |
| IV | Estado geral do animal e parâmetros mensurados |
| V | Achados do histórico, anamnese, exame clínico e laboratorial |
| VI | Diagnóstico presuntivo |
| VII | Diagnóstico conclusivo, quando houver |
| VIII | Procedimentos com evolução diária, data, hora e discriminação |
| IX | Imunizações feitas |
| X | Cópia impressa ou digitalizada de cada laudo de exame complementar |
Valem também as regras gerais do art. 3º: identificação do profissional com CRMV, do paciente (nome, sexo, raça, idade, pelagem, sinais particulares, microchip) e do responsável pelo animal (nome completo, CPF e endereço). Os termos, atestados e receitas emitidos compõem o prontuário do paciente.
Exemplo de registro fraco e registro útil, no mesmo atendimento:
| Fraco | Útil |
|---|---|
| "Vômito. Medicado." | "12/03, 15h40. Responsável relata 3 episódios de vômito desde ontem. Alerta, mucosas róseas, desidratação leve estimada. Diagnóstico presuntivo: gastroenterite. Procedimentos realizados e prescrição anotados abaixo." |
Laudos anexados: a mudança de 2025
A Resolução CFMV nº 1.653/2025 incluiu o inciso X no art. 9º. A guarda de cópia dos exames já constava da Resolução 1.321/2020. Em 2025, a regra passou ao inciso X, com referência aos laudos dos exames complementares.
Na prática:
- Guarde a cópia antes de entregar o original à família.
- Laudo que chega por e-mail: imprima e anexe à ficha ou salve no sistema vinculado ao paciente.
- Na ficha em papel, anote "laudo anexado" com data e tipo de exame, para achar rápido.
- Um envelope por paciente evita que laudos de animais diferentes se misturem na pasta.
As mudanças da 1.653/2025 em outros documentos estão em Resolução CFMV 1.653/2025: o que mudou.
Guarda por 5 anos
O art. 9º, § 3º, manda arquivar o prontuário por pelo menos 5 anos após a data do último atendimento, mesmo em caso de óbito do animal.
Dois pontos que confundem:
- O prazo conta do último atendimento, e não do primeiro. Paciente que volta todo ano renova o prazo a cada consulta.
- Óbito não encerra a obrigação. Em caso de óbito, o prontuário também recebe as informações do atestado: local, data e hora, provável causa mortis e destinação do corpo (art. 9º, § 4º, e art. 8º).
Uma forma simples de organizar o arquivo físico: pasta por paciente, ordenada por nome do responsável, com uma etiqueta que traz o ano do último atendimento. Uma vez por ano, separe as pastas que passaram do prazo e decida o destino com o responsável técnico.
Pedido do responsável: 5 dias úteis
O art. 9º, § 1º, trata da cópia do prontuário. Resumo dos prazos, contados do protocolo do pedido:
| Situação | Prazo |
|---|---|
| Cópia do prontuário, em papel ou digital | Até 5 dias úteis |
| Impossível cumprir os 5 dias | Justificativa por escrito do RT, com novo prazo de até 30 dias úteis |
| Exames feitos por terceiros contratados pela clínica (tomografia, histopatológico etc.) | Até 30 dias úteis |
| Exames contratados direto pelo responsável em outro estabelecimento | Ele pede ao RT desse estabelecimento |
Passo a passo para a recepção:
- Confirme que quem pede é o responsável que consta no cadastro ou pessoa autorizada por ele por escrito. É uma exigência de sigilo (alínea f).
- Confira a identidade. O pedido pode ser presencial, físico ou eletrônico, desde que seja possível conferir a autenticidade (alínea e).
- Registre a data do protocolo.
- Separe ficha, termos e laudos anexados.
- Entregue mediante comprovante de recebimento, assinado e datado.
Extravio do prontuário
Se a ficha sumir, o art. 9º, § 2º, manda o responsável técnico:
- Comunicar o fato ao responsável pelo animal.
- Elaborar novo prontuário, anotando o extravio do anterior e registrando que o responsável teve ciência.
- Em suspeita de roubo, furto ou outra situação criminal, registrar boletim de ocorrência.
- Comunicar o fato ao CRMV competente.
Com laudos em cópia e termos arquivados em pasta própria, o novo prontuário recupera boa parte da história. Por isso vale guardar a via da clínica de cada documento junto ao prontuário.
Papel ou digital
Para o arquivo em papel, consulte o prontuário veterinário. Organize a ficha junto aos termos e laudos do mesmo paciente.
A resolução aceita os dois. O art. 3º fala em vias físicas e/ou digitais, e o § 2º exige que documentos eletrônicos usem sistemas capazes de garantir segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade das informações.
| Critério | Papel | Digital |
|---|---|---|
| Custo inicial | Blocos e pastas | Sistema e assinatura mensal |
| Rasura | Proibida: corrija com nova anotação datada | Sistema deve registrar alterações |
| Laudos | Cópia impressa anexada | Arquivo digitalizado vinculado |
| Guarda de 5 anos | Espaço físico e ordem | Backup e continuidade do fornecedor |
| Falta de energia ou internet | Continua funcionando | Depende de plano de contingência |
Muitas clínicas usam os dois: ficha em papel no atendimento e digitalização depois, ou sistema digital com ficha impressa para internação e plantão. O que não pode é o registro ficar dividido sem que ninguém saiba onde está cada parte.
Se você revisa também os termos da clínica, veja os 10 termos de consentimento.
Perguntas frequentes
Ficha de papel ainda vale como prontuário?
Vale, desde que tenha os campos do art. 9º, não tenha rasuras e seja guardada pelo prazo. O prontuário digital também é aceito, com sistema que garanta autenticidade e integridade.
Quanto tempo guardo o prontuário?
Pelo menos 5 anos após o último atendimento, mesmo que o animal tenha morrido (art. 9º, § 3º).
Qual o prazo para entregar cópia do prontuário?
Até 5 dias úteis a partir do protocolo. Com justificativa escrita do RT, até 30 dias úteis.
Preciso anexar os laudos de exames?
Sim. A Resolução 1.321/2020 já exigia a cópia dos exames; a redação de 2025 trata dos laudos no inciso X do art. 9º.
Outra pessoa da família pode pedir o prontuário?
Só o responsável que consta no cadastro ou alguém autorizado expressamente por ele.
O que faço se o prontuário for extraviado?
Avise o responsável, abra novo prontuário registrando o extravio, faça boletim de ocorrência se houver suspeita de crime e comunique o CRMV.
Materiais relacionados
Considere o volume dos documentos e o tamanho dos exames ao escolher pastas e envelopes.
Fontes
- Resolução CFMV nº 1.321/2020 (Manual de Legislação CFMV)
- Resolução CFMV nº 1.653/2025 (CFMV)
- Modelos de documentos da Resolução 1.321/2020 (Educa CRMV-MG)
Consulte também a biblioteca de normativas do Petgraf Educa.